מפת סדירויות ומנגנונים
מבוא
מפה זו מבקשת לשמור על ליבת המהלך באמצעות סדירויות מערכתיות שייאפשרו ניהול, מעקב, בקרה, קבלת החלטות אסטרטגיות וכד'.
בזמן שנות מהלך ההדגמה עוצבו והתייצבו סדירויות שסייעו לנהל באופן אפקטיבי את המהלך: פורומים למינהם, מטבחון, שותפות רחבה וכד'. כעת מששלב ההדגמה הסתיים ואנו מתכננים את השלב הבא בחיי המהלך, נידרש לעצב ולתכנן סדירויות ומנגנונים חדשים שיתמכו בו. כלי זה מטרתו לסייע בכך:
שלב א: מיפוי המצב הקיים
לפניכם שתי טבלאות למיפוי הסדירויות הקיימות – טבלה 1 מתמקדת בסדירויות של הובלת המהלך (מדיניות ואסטרטגיה מיודעות נתונים לתכנון מקושר משאבים). טבלה 2 מתמקדת בסדירויות של הפעלת המהלך בשדה (סדירויות של למידה, הערכה, הפצה, יישום).
1. כתבו בכל טבלה את כלל הסדירויות המתקיימות כיום כחלק מהמהלך (לדוגמא: שותפות רחבה, מטבחון, פורום מנהלים, אירוע שיא להצגת תוצרים, פורום מובילי הערכה)
2. השלימו ביחס לכל סדירות: מה המטרה שלה? מה קורה בה שמסייע לקידום המהלך, מי המשתתפים ומה התדירות בה היא מתקיימת.
טבלה 1: מיפוי סדירויות להובלת המהלך
סדירות | מטרה (מה קורה בסדירות זו שמסייע לקידום המהלך) | מי משתתף | תדירות |
טבלה 2: מיפוי סדירויות לפעילות המהלך בשדה
סדירות | מטרה (מה קורה בסדירות זו שמסייע לקידום המהלך) | מי משתתף |
שלב ב: מיסוד סדירויות לשלב הקיימות
אחרי שמילאתם את הטבלאות - התבוננו בהן ומלאו את טבלאות 3 ו-4 באופן הבא:
עמודת מטרה: העתיקו מטבלת מיפוי הסדירויות רק את המטרות שרלוונטיות לפאזה הבאה. חישבו האם יש מטרות חדשות שצריך להוסיף בשלב זה.
עמודת משתתפים: חישבו מי השותפים הנחוצים עבור כל אחת מהמטרות. היעזרו במחוון שיסייע לכם ללוודא שלא שכחתם אף אחד או אחת.
עמודת תדירות: ביחס לכל אחת מהמטרות הגדירו מהי התדירות האופטימלית לקיום הסדירות. היעזרו במחוון שיסייע לכם לדייק את התדירות הנדרשת.
התבוננו בטבלה בשלב זה: ראו האם יש מטרות שעבורן עמודות המשתתפים והתדירות זהה: ניתן לאחד אותן לסדירות אחת.
כעת נעבור למילוי שתי העמודות השמאליות:
האם יש לכם ברשות סדירויות שכבר קיימות עם אותם המשתתפים או ביחס לאותה מטרה: בדקו האם ניתן לשלב זאת כחלק מסדירות שכבר קיימת (לדוגמא: לשלב אחת לרבעון במסגרת פורום מנהלים קיים).
הערה: ככל שאחת המטרות הינה העברת מידע ועדכונים – לא מומלץ שהיא תעמוד כמטרה יחידה של סדירות, במקרה שכזה מומלץ למסד מנגנון מקוון לעדכונים ודיווחים.
תנאי לסדירות אפקטיבית הוא שיש מי שמחזיק אותה! הוא אינו בהכרח זה שמנהל את המפגש ובוודאי לא זה שמחליט באופן בלעדי, הוא הדואג לכך שתתקיים, שסדר היום יהיה רלוונטי, שנתונים או חומרים מקדימים יישלחו וכמובן לשלוח סיכום ולעקוב אחר ביצוע החלטות. קבעו מי הוא האדם ביחס לכל סדירות.
טבלה 3: מיסוד סדירויות להמשך הדרך - הובלה
מטרה | משתתפים | תדירות | סדירות (חלק מסדירות קיימת) | סדירות חדשה | מי האחראי (זימונים, סדר יום, פרוטוקול) |
טבלה 4: מיסוד סדירויות להמשך הדרך - פעילות בשדה
מטרה | משתתפים | תדירות | סדירות (חלק מסדירות קיימת) | מיסוד סדירות חדשה |